SSWC:s ekonomi

Det har dykt upp frågor och en diskussion om hur ekonomin på SSWC ser ut, så vi tänkte berätta om hur vår budget fungerar och vad biljettintäkterna går till.

Går SSWC med vinst?
Ja. Förra året var överskottet cirka 110 000 kr före skatt. Tas detta ut i lön innebär det ungefär en klumpsumma på 55 000 kronor efter skatt. Vi är noga med att lägga in en buffert i eventet för det oförutsedda. Går allt bra blir det lön och grundplåt för nästa år. Går det åt pipan räddar det oss förhoppningsvis från att lägga in egna privata pengar i projektet.

Vilka kostnader täcks av biljettpriset?
Tyvärr täcks inte alla kostnader av biljettpriset. De basutgifter som finns per deltagare som måste täckas är först och främst färja t/r Järnavik-Tjärö och mat för cirka 1050 kr per person. Utöver det tillkommer många små och stora utgifter som slås ut på alla deltagare: det stora samlingstältet (74 000 kr ex moms), internet, hyra för ljud och ljusanordning, transportkostnader för materiel, hyra av bastuflotte, etc.
Om en biljett till SSWC 2011 skulle vara helt självfinansierad, dvs att deltagaren själv bär alla kostnader skulle årets biljettpris vara strax över 1900 kr. Tack vare sponsorer är priset nere på 1550 kronor.

Vad omsätter SSWC?
SSWC 2010 omsatte ca 500 000 kronor, när man slår samman biljettförsäljning och sponsorbidrag. Utgifter för 2010 motsvarade vid en snabb uppskattning ca 80 procent av omsättningen. I år tror vi att SSWC kommer att omsätta cirka 700 000 kr.

Vilka kostnader täcks av sponsorer?
Långt ifrån alla utgifter täcks av sponsorer. Det kan uppfattas så, för vi kommunicerar ofta att till exempel en måltid är sponsrad av en viss sponsor. Vi tycker helt enkelt det låter trevligare att säga att “Sponsor X” bjuder på middag, än att säga att “Sponsor X bjuder på 50 procent av middagskostnaden”, vilket ofta är närmare sanningen.

Hur beräknas biljettpris och budget?
Vi tycker inte det är helt lätt att beräkna budget på SSWC, vi är inte proffseventarrangörer.

Första året vi körde var vi rätt nervösa när vi såg hur eventet växte hela tiden, från vad vi trodde skulle vara 10-20 kompisar i en sommarstuga. Vi förstod då att en felräkning i budgeten skulle innebära att vi fick betala ett eventuellt minus ur egna fickor och summorna blir snabbt rätt rejäla med hundratals deltagare. Bara maten i år kostar runt 350 000 kr.

Därför har vi 2010 och 2011 lagt en säkerhetsbuffert i priset, för att vara säkra på att SSWC bär sina egna kostnader och har en marginal för oväntade utgifter. Det behövdes förra året när deltagarna blev fler än vad som rymdes i stora tältet och det var regn i prognosen, vilket gjorde att vi behövde hyra in ett extra tält. Det skulle också behövas om någon mot förmodan bränner ner bastuflotten. Vi är väldigt glada att alla är rädda om Tjärö!

Något som komplicerar saken är att många sponsorer trillar in i efterhand. Vi vet alltså inte när biljetterna släpps hur mycket budget vi har att röra oss med. I år var det först ganska tyst på sponsorsidan och vi var tvungna att sätta ett pris så att vi visste att eventet kunde bära de viktigaste kostnaderna, även om inte fler sponsorer dök upp. När sponsorer kommer till i efterhand och det blir “plus” i budgeten försöker vi omvandla det till värde för deltagarna, som till exempel gratis nattamat, fritt kaffe hela dagen eller extra boende.

Varför är SSWC dyrare i år än förra året?
Det beror på att det är en dag längre, vilket var ett önskemål från flera deltagare. Det innebär mer utgifter i form av fler måltider, längre hyra på tält och utrustning, etc.

Are we in it for the money?
Vi arrangerar inte SSWC för pengarnas skull. Vi gör det för att det är roligt, för att vi brinner för de här frågorna och för den kicken som det har varit att skapa den här mötesplatsen. Varje år har vi frågat oss om det varit värt att köra ett år till, med tanke på den tid vi lägger ner. Och varje år har svaret blivit ja, för det är förbannat roligt. En förutsättning är dock att vi har en budget som går med plus och har marginaler.

Hoppas detta ger lite mer ljus över frågan om SSWC:s ekonomi. Det här är sammanställt lite i all hast, så med reservation för felskrivningar.

Idag är vi bortresta, så det kan ta ett tag innan vi kan svara på eventuella kommentarer.